دفاتر قانونی حسابداری مهمترین ابزار کار یک حسابدار هستند. شاید حتی بتوانیم ادعا کنیم دفاتر حسابداری اولین مواردی هستند که هرکس باید در علم حسابداری با آن ها آشنا شود و علت آن هم این است که یک حسابدار باید به صورت روزمره اسناد و اطلاعات حسابداری را در این دفاتر قانونی ثبت کند. در ادامه این مقاله با دفاتر قانونی (رسمی) و دفاتر غیر رسمی آشنا می شوید، ویژگی ها و کاربردهای هر یک را می شناسید و در مورد اهمیت تنظیم و نگارش این دفاتر می خوانید. در ادامه هم به نکاتی در مورد تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی می پردازیم.
دفاتر حسابداری (دفاتر قانونی) چیست؟
دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری هستند. در واقع رویدادهای مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند و به تایید مدیریت رسیدند در دفاتر حسابداری که توسط قانون تعیین شده است ثبت و نگهداری می شوند. به این دفاتر که توسط قانون مورد تایید است در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری می گویند.
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه دفتری است که تمام عملیات ها و معاملات مالی واحد اقتصادی باید در آن ثبت شود. این وقایع باید به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه ثبت شوند.
دفتر روزنامه متشکل از چند ستون است. در این ستون ها شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار رویدادهای مالی ثبت می شوند. در ستون شرح باید نام حسابی که بدهکار یا بستانکار می شود و خلاصه ای از رویداد مالی مورد نظر نوشته شود. کلیه اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه وارد شوند.
دفتر روزنامه از مواردی است که شرکت ها برای تهیه صورت های مالی در سال مالیاتی از آن استفاده می کنند.
معمولا در مجموعه های بزرگ که حجم رویدادهای مالی خیلی زیاد است حتی ممکن است برای هر نوع خاص از معامله مالی دفتری روزنامه به خصوص در نظر گرفته شود. البته وجود این دفاتر به این معنی نیست که به دفتر روزنامه کلی نیازی نیست.
در این موارد دفاتر روزنامه ای که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در نظر گرفته می شوند با نام «دفتر روزنامه اختصاصی» و دفتر روزنامه ای که تمامی رویدادهای مالی و معاملات در آن ثبت می شود با نام «دفتر روزنامه عمومی» شناخته می شود.
فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟
دفاتر روزنامه و کل از نظر تعداد دفعاتی که باید اطلاعات در آنها وارد شود و به‌روزرسانی اتفاق بیفتد با هم متفاوت هستند. علاوه بر نوع اطلاعات مالی که در هر یک از این دفاتر وارد میشود تفاوت‌های دیگری هم با یکدیگر دارند.
در دفتر روزنامه تمام اتفاقات تجاری یک مجموعه باید ثبت شود؛ برای مثال مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، وجوهی که بابت مخارج شخصی برداشت شده و واردات و صادرات تجاری. این در حالی است که در دفتر کل اطلاعات جزئی آورده نمی‌شود و فقط سرفصل‌های حسابداری باید در آن قید بشود. برای مثال در دفتر کل باید جمع بدهکاران، بستانکاران، جمع دارایی، صندوق و سرمایه آورده شود.
انواع دفاتر حسابداری
دفاتر حسابداری در مجموع به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:
دفاتر رسمی (قانونی)
دفاتری هستند که طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوند و در این مورد اجبار قانونی وجود دارد. دفاتر رسمی و قانونی به دو دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند.
دفاتر غیر رسمی (کمکی)
دفاتری هستند که اجباری برای تهیه آن ها وجود ندارد و تنها به منظور ایجاد سهولت و دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها تنظیم می شوند. دفتر معین معروف ترین دفتر غیر رسمی محسوب می شود.
دفتر کل: خلاصه معاملات و رویدادهای مالی، به تفکیک، پیش روی شما!
نیاز به دفتر کل از آنجایی به وجود می آید که نمی توان برخی از اطلاعات مرتبط با حساب ها را از دفاتر روزنامه به راحتی استخراج کرد. این محدودیت دفتر روزنامه به دلیل ساختار آن و نحوه ثبت اطلاعات رویدادهای مالی در آن است. اما با انتقال رویدادهای مالی دفتر روزنامه و طبقه بندی و تفکیک آن ها در دفتر دیگری به نام دفتر کل می توان اطلاعات بسیار مفیدی به دست آورد.
در دفتر کل برای هر حساب صفحه ای جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام رویدادهای مالی مرتبط با آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده اند باید به ترتیب تاریخ وقوع رویداد مالی، به این صفحه منتقل می شود. بنابراین با توجه اینکه تمام حساب های یک مجموعه اقتصادی در دفتر کل به تفکیک ذکر شده، این دفتر قانونی را می توان یکی از مهمترین دفاتر قانونی شرکت ها و موسسات دانست.
در مورد انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل هرکسی زمان متفاوتی را اعلام می کند؛ برخی معتقدند این اطلاعات دفتر روزنامه هر هفته باید به دفتر کل منتقل شود، برخی معتقدند این اتفاق باید ده روز آخر ماه انجام شود و به نظر برخی دیگر برای انتقال اطلاعات بین این دو دفتر قانونی تا پانزدهمین روز ماه بعد زمان دارید.
دفتر کل
محاسبه آسان مانده حساب در دفتر کل
در دفتر کل می توانید برای هر حساب، به راحتی با کسر مجموع تمام موارد بدهکار و بستانکار از هم مانده گیری کنید. در واقع مانده حساب در دفتر کل همان مابه التفاوت مجموع بدهکار و بستانکار است. در صورتی که مانده بدهکار در نهایت بیشتر باشد ماهیت مانده حساب بدهکار است و در غیر این صورت بستانکار محسوب میشود.
دفتر معین (دفتر کمکی) چیست؟
دفتر معین مشهورترین دفتر غیر رسمی است. دفتر معین با نام دفتر کمکی هم شناخته می شود، چرا که هدف این دفتر کمک به امور حسابداری شرکت است. در واقع از دفتر معین برای تفکیک حساب های دفتر کل استفاده می شود. در برخی از شرکت ها و موسسات فعالیت های حسابداری و جریان امور تجاری به نحوی است که لازم است اطلاعات کامل در مورد یک یا چند حساب دفتر کل در دسترس باشند.
از آنجا که پیدا کردن این حساب ها در دفتر کل ممکن است دشوار و زمانبر باشد هر کدام از این حساب های مخصوص که ممکن است شامل رویدادهای مالی فراوانی باشند در دفاتر معین ثبت می شوند.
دفتر معین (دفتر کمکی) چیست؟
به خاطر داشته باشید که نگهداری برخی حساب ها در دفتر معین به معنای نگهداری نکردن آن ها در دفتر کل نیست، بلکه همیشه باید جمع مانده حساب در دفتر معین باید با جمع مانده همان حساب در دفتر کل یکسان باشد. نکته مهم این است که دفتر معین یکی از دفاتر قانونی محسوب می شود اما غیر رسمی است و تنها برای کمک به فرآیندهای گزارش گیری مورد استفاده قرار می گیرد.
برخی از مهمترین و رایج ترین دفاتر معین شامل این موارد هستند:
دفتر معین بانک
دفتر معین بدهکاران
دفتر معین اموال
دفتر معین بستانکاران
2 مورد دیگر از دفاتر قانونی و البته غیر رسمی دیگر وجود دارند که در بسیاری از شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرند:
دفتر دارایی: در ماده 9 قانون تجارت آمده است که دفتر دارایی به دفتری گفته می شود که در آن تاجر باید به طور سالانه گزارش کلی از دارایی های منقول و غیر منقول خود ارائه دهد. در این دفتر همچنین باید دیون و مطالبات نیز با جزئیات نوشته شوند. البته اکنون با توجه به وجود ترازنامه دفتر دارایی کارکرد به خصوصی ندارد.
دفتر کپیه: در ماده 10 قانون تجارت هم آمده که دفتر کپیه دفتری است نامه نگاری ها و صورتحساب های صادره به ترتیب تاریخ وقوع در آن قید شده باشد. اکنون استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری نیز کاربرد این دفتر را از بین برده اند.
منبع : sepidarsystem.com
